Le portage salarial séduit de plus en plus de professionnels indépendants qui souhaitent combiner autonomie et sécurité sociale. L’un des avantages souvent méconnus de ce statut est la possibilité de se faire rembourser certains frais professionnels. Mais quels sont les frais réellement éligibles ? Et sous quelles conditions ? Décryptage.
1. Les frais professionnels remboursables : de quoi parle-t-on ?
Dans le cadre du portage salarial, les frais professionnels sont des dépenses engagées pour les besoins de l’activité du salarié porté. Ils doivent être justifiés, raisonnables, et liés directement à la mission réalisée pour un client.
On distingue deux grandes catégories :
a. Les frais refacturables au client
Ce sont des frais intégrés au devis ou au contrat signé avec le client et remboursés en plus du chiffre d’affaires. Ils sont donc neutres fiscalement pour le salarié porté. Exemples :
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Billets de train ou d’avion pour une mission en déplacement.
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Frais d’hébergement (hôtel, Airbnb).
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Repas professionnels durant la mission.
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Location de salle ou de matériel si exigé par le client.
b. Les frais non refacturables
Ce sont des frais engagés pour l’activité mais non directement facturés au client. Ils sont pris en charge par la société de portage dans la limite du plafond autorisé par l’URSSAF. Exemples :
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Abonnement internet ou téléphonique.
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Fournitures de bureau.
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Achat de livres ou logiciels professionnels.
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Déplacement pour prospection.
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Repas lors d’un rendez-vous de prospection.
Ces frais sont remboursés sans charges sociales ni fiscales, à condition d’être justifiés par des pièces comptables (factures, tickets de caisse, etc.).
2. Quelles conditions pour se faire rembourser ?
Pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels en portage salarial, plusieurs conditions doivent être respectées :
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Justificatifs obligatoires : chaque dépense doit être accompagnée d’une facture ou d’un reçu, daté et nominatif.
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Lien avec l’activité : la dépense doit avoir un lien direct avec la mission ou la prospection professionnelle.
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Validation par la société de portage : l’entreprise de portage évalue la pertinence des frais avant de les intégrer dans la fiche de paie.
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Respect du plafond : les frais non refacturables ne doivent pas dépasser environ 30 % du chiffre d’affaires mensuel (variable selon les règles internes de chaque société de portage).
3. Les frais non remboursables
Tous les frais ne sont pas acceptés. Parmi ceux non éligibles au remboursement, on trouve :
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Les amendes ou pénalités.
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Les dépenses à caractère personnel.
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Les frais non justifiés ou mal documentés.
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Les dépenses antérieures à la signature du contrat de prestation.
4. Un avantage fiscal et social non négligeable
Les frais professionnels remboursés ne sont pas soumis à charges sociales ni à l’impôt sur le revenu, ce qui permet d’optimiser le revenu net du salarié porté. Bien gérés, ils peuvent représenter un complément de revenu non négligeable tout en gardant une comptabilité simplifiée.
Le remboursement des frais professionnels en portage salarial est un atout précieux, à condition de respecter un cadre strict. Pour en tirer pleinement parti, il est conseillé de bien s’informer auprès de sa société de portage, de conserver tous ses justificatifs et de distinguer clairement les frais refacturables des autres dépenses. Un bon accompagnement permet de sécuriser sa pratique et d’optimiser ses revenus en toute légalité.
